Pendahuluan
Pengelolaan aset desa merupakan salah satu aspek penting dalam administrasi pemerintahan desa. Dengan banyaknya barang inventaris yang harus dicatat, seperti peralatan kantor, kendaraan dinas, dan sarana prasarana desa, diperlukan sebuah sistem yang dapat memudahkan pendataan, pelacakan, dan pelaporan. Sistem Inventaris Barang Desa ini dirancang untuk membantu pemerintah desa dalam mengelola aset secara digital, mulai dari pendataan hingga pembuatan laporan.
Sistem ini mencakup beberapa fitur utama, seperti:
Pendataan barang inventaris (form_input.php)
Daftar barang terkelola (daftar_barang.php)
Kartu register barang (kartu_register.php)
Dashboard statistik (dashboard.php)
Edit dan hapus data (form_edit.php & hapus_barang.php)
Artikel ini akan menjelaskan secara rinci bagaimana sistem ini bekerja dan manfaat yang bisa didapatkan oleh pemerintah desa.
1. Struktur Database (inventaris.sql)
Sebelum menggunakan sistem, database harus disiapkan terlebih dahulu. File inventaris.sql berisi struktur tabel yang diperlukan untuk menyimpan data barang inventaris. Tabel ini mencakup berbagai field seperti:
Nomor register
Nama barang
Sumber dana
Tahun anggaran
Pemegang barang
Nomor SK PB
Kondisi barang (Baik, Rusak Ringan, Rusak Berat, Dihapuskan)
Lokasi barang
Foto barang (maksimal 4 foto)
Dengan struktur ini, sistem dapat menyimpan semua informasi penting terkait aset desa secara terstruktur.
2. Form Input Barang (form_input.php)
Fitur pertama dalam sistem ini adalah Form Input Barang, yang memungkinkan admin atau petugas desa memasukkan data barang inventaris baru. Beberapa fitur yang tersedia dalam form ini antara lain:
Input nomor register (unik untuk setiap barang)
Nama barang dan sumber dana (misalnya ADD, Bantuan Pusat, atau Swadaya)
Tahun anggaran dan pemegang barang
Nomor SK PB (Surat Keputusan Penanggung Jawab Barang)
Kondisi barang dengan pilihan:
Baik (warna hijau)
Rusak Ringan (warna kuning)
Rusak Berat (warna merah)
Dihapuskan (warna abu-abu)
Lokasi barang (misalnya Kantor Desa, Balai Desa, atau Gudang)
Upload foto barang (maksimal 4 foto dengan deskripsi masing-masing)
Setelah data diisi, sistem akan menyimpannya ke database dan mengarahkan pengguna ke kartu_register.php untuk melihat hasilnya.
3. Daftar Barang (daftar_barang.php)
Halaman daftar_barang.php menampilkan semua barang yang telah terdaftar dalam bentuk tabel dengan kolom-kolom penting seperti:
Nomor register
Nama barang
Pemegang barang
Kondisi (dengan warna indikator)
Lokasi
Tombol aksi (Lihat, Edit, Hapus)
Fitur penting dalam halaman ini:
Pencarian dan filter (dapat dikembangkan lebih lanjut)
Tampilan responsif (dapat diakses via smartphone)
Tombol aksi cepat (edit dan hapus data)
Link ke kartu register untuk mencetak atau melihat detail
Halaman ini menjadi pusat pengelolaan data sebelum masuk ke fitur lain seperti edit atau cetak kartu.
4. Kartu Register Barang (kartu_register.php)
Kartu Register Barang adalah fitur yang memungkinkan pengguna mencetak atau melihat detail lengkap sebuah barang. Kartu ini mencakup:
Kop surat resmi desa (logo, nama desa, kecamatan, kabupaten)
Informasi lengkap barang (nomor register, nama, sumber dana, dll.)
Kondisi barang dengan warna indikator:
Hijau untuk "Baik"
Kuning untuk "Rusak Ringan"
Merah untuk "Rusak Berat"
Abu-abu untuk "Dihapuskan"
Lokasi penyimpanan barang
Foto barang (4 foto dengan deskripsi)
Kartu ini dapat dicetak sebagai dokumen fisik untuk keperluan arsip atau pemeriksaan.
5. Form Edit Barang (form_edit.php)
Jika ada perubahan data, pengguna dapat mengakses form_edit.php untuk memperbarui informasi barang. Fitur yang tersedia:
Menampilkan data lama untuk diedit
Update semua field, termasuk kondisi dan lokasi
Manajemen foto:
Mempertahankan foto lama
Mengupload foto baru
Menghapus foto yang ada
Validasi input untuk memastikan data akurat
Setelah diedit, data akan diperbarui di database dan pengguna diarahkan kembali ke kartu register.
6. Hapus Barang (hapus_barang.php)
Jika suatu barang sudah tidak relevan (misalnya dihapuskan atau hilang), sistem menyediakan fitur penghapusan data. Proses ini:
Menghapus data dari database
Menghapus foto terkait dari server
Mengembalikan pengguna ke daftar_barang.php setelah selesai
Fitur ini dilengkapi dengan konfirmasi untuk mencegah penghapusan tidak sengaja.
7. Dashboard Inventaris (dashboard.php)
Halaman dashboard.php memberikan gambaran cepat tentang kondisi aset desa melalui visualisasi data. Fitur utamanya:
Statistik Cepat:
Total aset
Jumlah barang dalam kondisi Baik, Rusak Ringan, Rusak Berat, dan Dihapuskan
Chart Kondisi Barang (grafik doughnut interaktif)
Menu Navigasi Cepat ke:
Daftar Barang
Form Input Barang
Kartu Register
Tampilan Responsif (bisa diakses via desktop, tablet, atau HP)
Dashboard membantu kepala desa atau bendahara dalam mengambil keputusan terkait perawatan atau pengadaan barang.
Kesimpulan
Dengan sistem ini, pemerintah desa dapat:
Mengurangi kesalahan pencatatan manual
Memantau kondisi aset secara real-time
Membuat laporan inventaris dengan mudah
Meningkatkan transparansi pengelolaan barang
Untuk implementasi, seluruh kode dapat diunduh dan diinstal di server desa. Sistem ini juga bisa dikembangkan lebih lanjut dengan fitur seperti:
QR Code tracking untuk memindai barang
Notifikasi perawatan berkala
Integrasi dengan sistem keuangan desa
Dengan digitalisasi inventaris, pengelolaan aset desa menjadi lebih efisien, akurat, dan transparan.
Downloads Kode akan ada disini!!
Tidak ada komentar:
Posting Komentar